7 stappen voor de ultieme samenwerking

Je bent er klaar voor: met behulp van digitale technologie wil je het contact met jouw publiek versterken, vernieuwen en verdiepen. Hoe zorg je voor een passend technisch partnerschap, met goede afspraken over de ontwikkelde technologie? Waar moet je überhaupt op letten bij de start van een digitaal cultuurproject?  

Dit stappenplan is een gespreksstarter die je binnen je culturele organisatie met het digitale projectteam en management kunt invullen. Hiermee check je wat de doelen en verwachtingen zijn, waarmee je gericht een technische partner kunt benaderen. 

Stappenplan

STAP 1: Formuleer de uitdaging 
STAP 2: Bedenk welk product er nodig is
STAP 3: Is er al iets soortgelijks?
STAP 4: Zoek de juiste match met de technische partner
STAP 5: Maak goede afspraken met de technische partner
STAP 6: Breng in kaart wat er intern en extern nodig is en stel je team samen
STAP 7: Creëer een workflow voor duurzame samenwerking  

STAP 1: Formuleer de uitdaging. 

Formuleer helder het publieksvraagstuk dat je wil oplossen. Wil je meer publiek trekken of jullie cultuuruiting toegankelijker maken? Zo ja, zijn dat andere doelgroepen dan het vaste publiek? Willen jullie de bezoekerservaring verrijken of versterken? En waarom is daar digitale technologie voor nodig? 

Onze instelling wil cultuur toegankelijker maken met behulp van technische toepassing X. Daar is digitale technologie voor nodig, omdat Y. 

STAP 2: Bedenk welk product er nodig is. 

Wat moet het digitale product sowieso kunnen (doen) voor jouw publiek? Bijvoorbeeld: het moet gebruiksvriendelijk zijn, leesbaar, gratis te downloaden als app. Ga met je team zitten en brainstorm hierover. Plak vervolgens met dot-stickers waar iedereen individueel van vindt dat daar het zwaartepunt ligt.  

Maak de balans op. Welke punten zijn laaghangend fruit en op korte termijn te bereiken? En welke elementen zijn lange-termijnwensen? Wanneer je een technische partner spreekt, ga je samen op zoek naar hoever je nu in een eerste fase komt en wat jullie ambitie is voor doorontwikkeling. Maak deze wensen zo concreet mogelijk. 

• Must-haves. Zonder deze elementen kan het project niet van start. Bijvoorbeeld hardware of privacy waarborgende software.
• Nice-to-haves. Fijn om te hebben, maar niet essentieel. Bijvoorbeeld een nieuw CRM-systeem dat kan ‘praten’ met het CMS.
• Wishes. Hier streven we naar op de lange termijn, maar dit is binnen de eerste fase van het project (op korte termijn) nog niet mogelijk. Bijvoorbeeld gebruik van een Large Language Model dat alleen is getraind met eigen data.

STAP 3: Doe deskresearch.

Is hergebruik of doorontwikkeling mogelijk van bestaande technologie mogelijk? Vaak is wat je voor ogen hebt, al door anderen ontwikkeld. Onderzoek bij collega-instellingen of zij iets soortgelijks hebben ontwikkeld. Het laten ontwikkelen van technologie is vaak kostbaar, en het is niet altijd nodig om het wiel opnieuw uit te vinden.

In 2026 opent bij Cultuurloket DigitALL een open call voor de implementatiebijdrage (t/m 30.000 euro). Hiermee kun je toepassingen van andere instellingen laten doorontwikkelen. Lees het nieuwsbericht.

STAP 4: Zoek de juiste match met een technische partner.  

Ga in gesprek met twee of drie ontwikkelaars. Je gaat een langdurige samenwerking aan, dus dan is een klik belangrijk. Delen jullie dezelfde verwachtingen op het gebied van samenwerking, budget en tijdplanning? 

• Laat je iets bestaands doorontwikkelen of personaliseren? Breng eerst met de andere culturele instellingen in kaart wat er volgens jullie voor nodig is. 
• Laat je iets zelfstandig ontwikkelen? Zorg ervoor dat het technische product zo deelbaar mogelijk is (open source), zodat anderen er later ook gebruik van kunnen maken.  
• Laat je gezamenlijk iets nieuws ontwikkelen? Hierdoor zal het technische product van meet af aan deelbaar zal zijn. Door samen te starten kan het technische bureau vanaf het begin rekening houden met verschillende behoeften. Ook is het voor een technische partner interessant om een groter project aan te gaan. 

STAP 5: Maak goede afspraken met je technische partner. 

Leg zoveel mogelijk concreet vast over de wensen en verwachtingen van de samenwerking. Wees zo expliciet mogelijk in je briefing. Je kunt denken aan de volgende onderwerpen. 

• Privacy en een visie op data-collectie. Welke data wordt waar bewaard en opgeslagen? Met welke doeleinden? Voor hoe lang, en wie heeft er toegang toe?
• Intellectueel eigendom. Hoe regel je onderling het intellectuele eigendom? Denk er van tevoren over na en leg afspraken vast.
• Gezondheid. Bij VR-ervaringen kunnen bezoekers soms duizelig of misselijk worden. Wordt daar voldoende rekening mee gehouden?
• Veiligheid. Steeds meer mensen IX-ervaringen even sterk als fysieke ervaringen. Hoe houd je rekening met mogelijke onveilige situaties die kunnen ontstaan binnen de digitale ervaring, zoals (seksuele) intimidatie of aantasting van de persoonlijke ruimte?
• Inclusiviteit, participatie, non-discriminatie. Is de technologie gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor een breed publiek? Houd rekening met een divers publiek qua validiteit, technische kennis, leeftijd, culturele achtergrond.
• Projectmatige duurzaamheid. Wat gebeurt er als we uit elkaar gaan? Je kunt uren in rekening brengen voor het overzetten van de digitale infrastructuur als je met een andere ontwikkelaar verdergaat.
• Ecologische duurzaamheid. Is er een helder beeld van de ecologische voetafdruk van een applicatie?  
• Bekijk meer onderwerpen, afkomstig uit het onderzoek Richtlijn en Zelftoets Publieke Waarden in Immersive Experiences.  

STAP 6: Breng in kaart wat er intern en extern nodig is en stel je team samen. 

Stel met je leidinggevende vast hoeveel budget en tijd (manuren en lengte project) de organisatie kan vrijmaken voor dit project. Begin met de vraag: welk aandeel van mijn gehele strategie als organisatie zal dit digitale project omvatten? Zorg ervoor dat je een budget reserveert dat hier bij past. De volgende vragen kunnen hierbij helpen.

• Is er een projectleider of product owner die het overzicht bewaakt voor het team, de directie/management en de technische partner? Ben ik voldoende op de hoogte van de taken die deze rol met zich meebrengt?
• Welke kennis en kunde is er in huis, en welke expertise ontbreekt nog? Ga je ontbrekende kennis in huis halen of een extern persoon of bedrijf aantrekken?  
• Waaraan moet de technische partner voldoen? Bijvoorbeeld: lokale partner, betaalbaar, multidisciplinair, ervaring met culturele projecten, gedeelde waarden.
• Is er een goede mix aan expertises? Bijvoorbeeld: een projectleider, publieksmedewerker, marketing en communicatie, artistiek-inhoudelijk.

STAP 7: Creëer een workflow voor duurzame samenwerking.

Een digitaal project betekent een langdurige samenwerking met een technische partner (en eventueel andere stakeholders). Bedenk welke werkstructuur het beste is om snel en transparant kennis te vernemen van elkaars updates. Denk aan een tweewekelijks overleg, een gedeeld Trello- of Kanban-bord met taken en evaluaties, of een maandelijkse demo aan de rest van de organisatie.  

Het digitale project is als het goed is een integraal onderdeel van de organisatie. Door in korte sprints te werken, bouw je een bepaalde mate van flexibiliteit in de workflow. Zo kun je blijven inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen en veranderende wensen binnen de organisatie. 

Ontwikkeld door Cultuurloket DigitALL en DEN.